Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen
perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan
secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi
dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.
Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work
atau clericalwork.
Kantor adalah
setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata
usaha atau pekerjaan tulis menulis.
Manajemen perkantoran
adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari
sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya (
seefisien mungkin) Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut
berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu
disebut manajemen perkantoran. (Office Management).
Manajemen
perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak
terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia,
uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor
serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan
organisasi tercapai.
The Liang Gie
(1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari
para ahli, antara lain sebagai berikut:
Arthur Grager
“Office management is the function of administering the commonication and
record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)
William
Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as e function, is the
branch of the art and science of management which is concerned with the
effecient performance of office work, whenever and wherever that work is to be
done” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan
ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu
harus dilakukan).
Hal Nourse “It
seems to me that office management in the broather sense might embrance, not
only the generally accepted service function, but also the arise og functional
control administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen
perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan
perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang
mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan
pekerjaan kertas dan tulis).
George Terry
“Office management can be defined as the planning can defined as the planning,
controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is
so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of
bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if
absolute. (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan
mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan
terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan
perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan
penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).
- Pengertian Kantor
Perkantoran kantor
berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan
perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah
menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti:
- Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis
- Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
- Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi.
- Instansi, badan, jawatan, perusahaan.
Sedang
perkataan bahasa Inggris “Office” dapat berarti:
- Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task function).
- Jabatan (tenure of official position).
- Markas tau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc.)
- Jasa pelayanan (service, kind help)
- Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties)
- Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building, rooms, of bussiness and clerical works).
Dari
berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan “office” seperti tersebut
di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah
lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan
penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan
adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian
atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan
sebagai berikut:
- Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.
- Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi.
Disamping
pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses
seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan ssebagai sarana
pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya
kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Contoh:
Kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di
seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan “Departemen
Dalam Negeri?” jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya
pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan
yang sifatnya admninistratif.
Jadi jelas
dari pengertian di atas bisa dipahami bahwa pengertian kantor bisa berarti tempat,
ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses,
ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Kantor juga dalam arti sarana, ini
yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun,
sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penangan data/informasi. Untuk
penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan,
orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.
- Manajemen Perkantoran
Sebagaimana
kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan,
diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan,
perlu diawasi serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak
selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.
The Liang
Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran
dari para ahli, antara lain sebagai berikut:
Arthur
Grager “Office management is the function of administering the commonication
and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi
tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu
organisasi)
William
Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as e function, is the branch
of the art and science of management which is concerned with the effecient
performance of office work, whenever and wherever that work is to be done”
(Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu
manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus
dilakukan).
Hal Nourse
“It seems to me that office management in the broather sense might embrance,
not only the generally accepted service function, but also the arise og
functional control administrative direction of most clerical and paperwork”.
(manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya
fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan
juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif
terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).
George Terry
“Office management can be defined as the planning can defined as the planning,
controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is
so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of
bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if
absolute. (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan
mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan
terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan
perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan
penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).
Setelah
mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan
rumusannya mengenai manajemen perkantoran.
Dia
mengatakan:
Pada
pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan
kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran
yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work
(pekerjaan perkantoran)”.
Dari
berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di
dalambya meliputi rangkaian kegiatan:
- Tata penyelenggaraan;
- Pelaksanaan secara efesien;
- Pengendalian, pengawasan dan pengarahan
- Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
Oleh karena
itu, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu
manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian
pekerjaan-pekerjaan perkantoran.
Namun
demikian, perlu kita sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya
kegiatan perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor,
biaya perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain.
Perkantoran
administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal itu
misalnya ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa
(PBB) sebagai berikut:
The terms
Adminsitration and Management are more being used synonymously. While the terms
administration has been applied more to the counduct of public affairs and the
terms manajement more to thet off bussiness interprise, there has been tedency
in recent is recent time for management to be use to a grater degree in public
affairs”
(Istilah-istilah
Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti.
Walaupun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan
dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada
urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan
untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara)
Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas
pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:
- Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
- Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern.
- Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk digunakan.
- Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
- Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
- Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
- Perkantoran Modern
Kamus besar
Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru”
“mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan
jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak
sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan
data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri:
- Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,
- Menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,
- Para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional
- Memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
- Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Geoffry
mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa
teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komonikasi dan
pengelolaan data”
Kendala yang
dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama sampai saat ini masih banyak
kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi di pemerintahan dalam hal
biaya pengadaan barang-barang yang cenderung menghambat kemajuan kantor
pemerintah itu sendiri, terutama untuk kantor-kantor pemerintah di
tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil letaknya dukungan komputerisasi
masih belum merata, belum lagi kendala SDM walau diakui kantor-kantor di
wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem manajemen yang lebih baik, misalnya
dalam pengelolaan data atau informasi sudah didukung dengan sistem pemrosesan
data (electronic data processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem
Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum sepenuhnya direalisasi
kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut (Computer based system).
Keuntungan-keuntungan
apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah kecepatan,
kecermatan, keterkinian komonikasi dan pemrosesan data. Namun dari berbagai
pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan secara serentak atau simultan.
Kelemahan-kelemahan
menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:
- Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.
- Kesalahan dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan akibatnya bila belum juga ditemukan akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan.
- Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.
Semakin
modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin menggelobal.
Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi
yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari
keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan
pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan
informasi. Kita masih ingat korban virus yang terjadi pada
pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban 250.000 sistem di
Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam. (Harian Kompas Kamis 20 September
2001. halaman: 2)
- Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern
Kamus Besar
Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu
kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam
Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan
hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan
apabila keadaan membutuhkannya. Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip
manajemen adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa
memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam
bukunya Administrative Office Management, dengan mengacu pada
William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak
manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan
prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific
Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari
semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang
efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian
dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat
dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.
Prinsip 1
Dapat dengan
mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan
bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.
Prinsip 2
Dengan
memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk,
manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai,
mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai
dengan perencanaan.
Prinsip 3
dan 4
Lebih jauh,
prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk
melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan
pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.
Prinsip 5
Mungkin yang
paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi
dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada
tingkat yang optimal. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja
perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera
dalam gambar di bawah ini.
1.Perencanaan
Untuk
merencanakan secara benar, Anda harus tahu :
-Pekerjaan
apa yang harus dikerjakan;
-Bagaimana
pekerjaan dikerjakan;
-Kapan
pekerjaan dikerjakan;
-Dimana
pekerjaan dikerjakan;
-Seberapa
cepat pekerjaan dikerjakan.
2. Jadwal Pekerjaan
harus dijadwal.
Suatu jadwal
menjadi efektif, harus di
-Tentukan;
-Selaraskan
dengan jadwaljadwal lain;
-Laksanakan,
walaupun sulit;
-Mungkinkah
diselesaikan;
-Pelihara
secara baku.
3. Pelaksanaan
Pekerjaan
harus dilaksanakan
-Secara
terampil;
-Secara
teliti;
-Secara
cepat;
-Tanpa upaya
yang tidak perlu;
-Tanpa ada
keterlambatan yang tidak perlu.
4.Ukuran
Pekerjaan
yang dilaksanakan harus diukur
-Sesuai
dengan potensi Anda;
-Berdasarkan
pada catatancatatan yang lalu, oleh organisasi lain;
-Berdasarkan
kuantitas;
-Berdasarkan
kualitas.
5.Imbalan
Jika
Pekerjaan Anda diselesaikan secara efektif. Anda seharusnya diberi imbalan
-Kondisi
kerja yang baik;
-Kesehatan;
-Kebahagiaan;
-Pengembangan
diri;
-Uang.
Komaruddin
(1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:
1. Manajer kantor itu adalah seorang
eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan
pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan,
serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen
tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia
yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja;
2. Tata ruang kantor harus direncanakan
dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir),
keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;
3. Mesin-mesin dan
perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya
ekonomis;
4. Kajian gerakan dan waktu (time
and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya
diterapkan dalam pekerjaan kantor;
5. Sistem dan prosedur kantor harus
dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi
biaya;
6. Sistem manajemen arsip/warkat yang
diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini
termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal
pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan
formulir kantor;
7. Hubungan kepegawaian yang lebih
ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat
kepegawaian, dan panduan perintah;
8. Standar kualitas dan kuantitas
pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;
9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan
konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan
baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.
BAB III
PENUTUP
- Kesimpulan
perkataan
kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses
kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan
penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian
atau penyimpanan data/informasi. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen
perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:
Tata penyelenggaraan; Pelaksanaan secara efesien; Pengendalian, pengawasan dan
pengarahan Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
MANAJEMEN
PERKANTORAN
Kantor adalah setiap tempat yang
biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan
tulis menulis.
Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh
terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai
tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin)
SEGI-SEGI MANAJEMEN PERKANTORAN
*
Segi Tujuannya
Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai
dan menentukan tujuan kantor.
*
Segi Pengorganisasian
Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas
tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan ® pegawai ® staf ® manajer
*
Segi Kepegawaian
Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja,
penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.
*
Segi Metode / prosedur
Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan
bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.
*
Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan
Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang
dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan
pekerjaan.
*
Segi Lingkungan
Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik
dalam gedung.
Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk
mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya.
SYARAT-SYARAT PENDIRIAN KANTOR
1.
Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas
bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen.
2.
Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor
dan lahanya kalau bisa luas.
3.
Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya
pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.
4.
Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas,
dan penerangan
PROSEDUR-PROSEDUR PEKERJAAN PERKANTORAN.
Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran
atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan
kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang
dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya.
Pentinganya sistem perkantoran karena :
1.
Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar
2.
memberikan pengawasan yang lebih baik melalui
pengarahan.
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting
PRINSIP-PRINSIP PADA SISTEM PERKANTORAN
1.
Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga
mempermudah pengawasan.
2.
Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3.
mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada
formulir-formulir.
4.
Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat
disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5.
Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6.
Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang
sebaik-baiknya.
7.
Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang
seminim-minimnya.
TEORI PERKANTORAN
Pengertian
Perkantoran
Menurut Drs. Kamisa, kantor berarti: bangunan yang
dipakai untuk bekerja yang berkenaan dengan urusan administrasi. Menurut
Erns Neufert, bahwa didalam bangunan perkantoran pekerjaan utamanya adalah
dalam kegiatan penanganan informasi dan kegiatan pembuatan maupun pengambilan
keputusan berdasarkan informasi tersebut. Jadi perkantoran adalah bangunan yang
digunakan untuk pekerjaan administrasi dan manajerial.
Rancangan
Perkantoran
Umumnya pemakai ruang kerja perkantoran tidak perlu
berpindah-pindah, karena telah dilengkapi dengan ruang untuk mesin-mesin,
kantin, ruang rapat, arsip, perpustakaan dan aktivitas penunjang lainnya.
Perkantoran umumnya dapat dirancang dengan menciptakan
hubungan antar ruang yang tepat sesuai dengan bagian-bagian pengorganisasian.
Dapat pula mengurangi jarak capai antar ruang vertikal maupun horizontal.
Begitu juga dalam upaya visual antar bagian dengan menciptakan hubungan yang
akrab. Bentuk bangunan lainnya dapat pula digunakan untuk memperjelas keadaan
ini, yakni dengan menata bagian-bagian komponen bebas, misalnya perabot, secara
maksimal.
Kebutuhan ruang kantor dapat dihitung dengan
menggunakan dua cara bersamaan, yakni:
1) ruang gerak orang (misalnya standar ruang
perorangan x jumlah orang) + ruang tambahan untuk sarana penunjang + faktor
(biasanya 15 %) untuk sirkulasi utama; ruang bebas untuk bukan orang, misalnya
untuk ruang mesin, perpustakaan, dimana lebih tergantung pada banyaknya
peralatan dibandingkan jumlah orang yang membutuhkan ruang kerjanya, sehingga
untuk menghitungnya dapat digunakan dasar pemikiran praktis dari benda-benda
tersebut;
2) dan atau dengan cara memperbandingkan contoh-contoh
yang ada; kemudian suatu faktor ditambahkan untuk sirkulasi yang ada.
Untuk menyiapkan denah ruang yang tumpang tindih,
misalnya menghubungkan satu departemen dengan departemen yang lainnya dalam
suatu bangunan yang sudah ada, atau bahkan untuk menyusun komposisi pada
bangunan kantor yang baru; maka perlu dipelajari hubungan kerja antar bagian
dari perusahaan tersebut atau jika perlu diadakan penelitian yang lebih rinci.
Manajemen Perkantoran dan Perumusan Organisasi
1. Pengertian Manajemen Kantor
Manajemen
Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan
pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah
diperkirakan.
Manajemen
Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan
tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi
yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.
Manajemen
bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas
(kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang
unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.
a. Fungsi
Manajemen :
- Perencanaan
- Pengorganisasian
- Pengkoordinasian
- Pengawasan
b. Elemen
Manajemen
- Man
- Money
- Material
- Market
- Machine
- Method (Metode)
Manajemen
kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut
manajemen dan dari sudut sasaran.
Dari sudut
manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi,
mengurus, menyempurnakan dan menertibkan ketatausahaan kantor.
Dari sudut
sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan yang ditujukan
kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistim
perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
c. Dua sudut
penglihatan manajement kantor:
- Dari sudut manajemen : Manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan tata usaha kantor.
- Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
Untuk
mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai hasil yang sesuai dengan tujuan
yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus, bukan saja keahlian
tekhnis, melainkan juga keahlian dalam memimpin orang – orang. Artinya,
memotivasi orang lain agar mau bekerja dengan giat dan kreatif.
Oleh karena itu, seorang manajer yang berhasil ialah yang mampu
menggerakan bawahannya agar berhasil. Dengan kata lain, manajer yang berhasil
adalah seseorang yang senantiasa mendorong dan memberi kesempatan kepada
bawahannya untuk maju, dalam arti mampu meningkatkan dan mengembangkan keahlian
serta pengabdiaan bawahannya.
2. Aktivitas dari Manajemen Kantor
Geoffrey
Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan
utama, yaitu:
- Kegiatan komunikasi
- Kegiatan kalkulasi
- Pengolahan Warkat
- Penyusunan laporan
- Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
Pekerjaan
manajer dalam menilai dan mengatur pekerjaan yang diselenggarakan c yaitu
dengan cara pengawasan yang diperoleh melalui:
a)
Developing performance standard (perkembangan tingkat/derajat pekerjaan)
b)
Measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan)
c)
Evaluating results (penilain hasil pekerjaan)
d)
Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).
Keempat cara
pengawasan melalui manajemen pengendalian dapat dijelaskan sebagai berikut:
a)
Develoving performance standard
b)
Pekerjaan yang harus di selesaikan oleh manajer dalam menetapkan alat –
alat pengukuran (yard – stick). Dengan alat itu, dinilainya hasil
pekerjaan orang yang harus melapor padanya. Ukuran – ukuran ini dapat diambil
dari tujuan organisasi, kebijaksanaan – kebijaksanaan dan anggaran belanja
yang ditetapkan dan direncanakan.
c)
Measuring performance
d)
Menetapkan status pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan yang telah selesai.
Hal ini dapat dicapai melalui pengamatan, laporan dan catatan berbagai
kegiatan.
e)
Evaluating result
Menetapkan
arti perbedaan – perbedaan dan kekecualian – kekecualian dengan cara
membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil pekerjaan.
f)
Taking corrective action
Meluruskan
dan mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan – penyimapangan yang terjadi.
Selanjutnya,
dalam suatu kantor manajemen membuat table perincian dengan berbagai kegiatan
penting dari sertiap fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang
merupakan pekerjaan manajer seperti berikut:
- Perencanaan (pleaning)
- Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai
- Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating
- Memperkirakan kondisi – kondisi pekerjaan yang dilakukan
- Memilih tugas yang sesuai untuk pencapain tujuan
- Membuat rencana secara menyeluruh dengan menekankan kreativitas agar dipeoleh sesuatu yang baru dan lebih baik
- Membuat kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode – metode untuk pelaksanaan kerja
- Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi
- Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan
2.
Pengorganisasian (organizing)
- Membagi pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional
- Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi – posisi secara operasioanal
- Menggabungkan jabatan – jabatan operasional kedalam unit – unit yang saling berkaitan
- Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai
- Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan
- Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota
- Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai
- Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan
3.
Penggerakan (Actuating)
- Melakukan kegiatan partisivasi dengan senang hati terhadap semua keputusan, tindakan atau perbuatan
- Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik – baiknya
- Memotivasi anggota
- Berkomunikasi secara efektif
- Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara penuh
- Memberikan imbalan penghargaan terhadap pekerja yang melakukan pekerjaan dengan baik
- Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya
4.
Pengendalian (controllig)
- Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk pengawasan
- Membandingkan hasil – hasil pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan
- Menilai hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja
- Membuat media pelaksanaan secara tepat
- Memberitahukan media pengukur pekerjaan
- Memindahkan data secara terperinci agar dapat terlihat perbandingan dan penyimpangan – penyimpangannya
- Membuat saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota
- Memberitahu anggota – anggota yang bertanggung jawab terhadap pemberian penjelasan
- Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasa
3. Proses Manajemen Kantor
a.
Perencanaan kantor
Meliputi
segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilakanakan dana
cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan
kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha
tersebut.
Perencanaan
kantor dapat meliputi perencanaan prosedur, perbekelalan dan tata ruang kantor
b.
Pengorganisasian kantor
- Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai tujuan tertentu.
- Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut.
c.
Pengoordinasian kantor
Merupakan
suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi sejumlah
kegiatan kantor.
- Pengawasan kantor (Pengendalian )
Merupakan
salah satu fungsi dari rangkaian proses manaj.kantor yang meliputi seluruh
kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi
kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana.
d. Tujuan
kantor
- Penerimaan Informasi
- Pencatatan informasi
- Penyusunan informasi
- Pemberian Informasi
- Perawatan aktiva
e. Aspek
manajemen kantor
- Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen
- Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut
- Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan
- Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan
- Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor
- Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.
f.
Harapan manajemen kepada manajemen kantor
- Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi
- Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis
- Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauaan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang kepada rekan-rekan dan bawahannya.
- Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya
- Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif yang berhasil
- Manajer kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan dan merencanakan pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok.
g. Peranan
manajemen kantor
Menyiapkan
informasi agar manajemen puncak dapat membuat keputusan Informasi tersebut
harus :
- Ringkas (concise)
- Cermat (accurate)
- Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)
- Tepat waktu (right time)
- Biaya rendah (low cost)
4.Perumusan Organisasi
Organisasi
yang merupakan usaha dari manusia itu segala kebutuhannya tidaklah mungkin ada
bila tidak ada intraksi antara anggota – anggota karyawan atau masyarakat yang
mewujudkan organisasi kerja itu. Bukan pula hanya merupakan hubungan perjumpaan
dilapangan kerja atau dilingkungan kerja, melainkan juga dengan hubungan yang
dijalin oleh rasa saling pengertian, mengenai tujuan dan mengenai
lapangan kerja atau tugas masing – masing serta norma atau tata nilai, begitu
juga dengan kesadaran serta kepentingan bersama.
- Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana
- Manajer Umum
- Petugas Pembeliaan
- Manajer Produksi
- Manajer Pemasaran
2. Manajer
kantor organisasi yang telah berkembang
- Direktur Pengelola
- Petugas Pembeliaan
- Manajer Produksi
- Manajer Pemasaran
5. Pendekatan Fungsional dalam organisasi
a)
Sentralisasi
Untuk
meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi oleh seorang
manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan di dalam
kantor-kantor departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya.
Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama diberi tanggung jawab
penuh atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia
diminta untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan
memanajemenkan kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti yang
mungkin diminta oleh manajer departemen atau fungsional.
b)
Desentralisasi
contoh
organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus menunjukkan
tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.
c)
Manajer Umum
d)
Petugas Pembelian
e)
Manajer Produksi
f)
Manajer Pemasaran
g)
Manajer kantor
h)
Kantor pembelian
i)
Kantor pabrik sio
6. Pembagian Kerja dan Penugasan Kerja
a. Delegasi
adalah
proses dimana individu atau kelompok memindahkan kepada individu atau
kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi tertentu dan sekaligus
mengambil keputusan tertentu.
Delegasi
dapat dinyatakan secara ringkas sebagai suatu proses dimana seorang
manajer :
- Menyerahkan tugas kepada bawahannya.
- Memberi mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai batas yang dianggap perlu untuk memungkinkan tugas dikerjakan.
- Menciptakan kewajiban pada pihak setiap bawahan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan.
b. Analisis
pekerjaan
adalah
Proses penelitian tugas kantor
- Langkah-langkahnya :
Menentukan
pembagian pekerjaan secara umum di dalam kantor
- Pembagian Tugas :
-
Menurut Fungsi
-
Menurut Proses
Analisis
pekerjaan yang sudah lengkap merupakan dasar untuk uraian pekerjaan.
Tujuan, Fungsi, Tugas, Aspek dan Bidang Kerja Manajemen Administrasi Perkantoran
Posted in Management
Manajemen administrasi perkantoran
adl bagian dari manajemen yg memberikan informasi layanan bidang administrasi
yg diperlukan ukt melaksanakan kegiatan secara efektif & memberi dampak
kelancaran pd bidang lainnya.
Kegiatan Manajemen Administrasi Perkantoran
Kegiatan manajemen administrasi antara lain :
• Penyediaan informasi yg dibutuhkan ukt kepentingan manajemen.
• Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah ukt diakses oleh yg membutuhkan.
• Pengadministrasian seluruh kegiatan
• Menginventarisasi peralatan kantor
Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office Management and Control, yaitu:
1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat
3. Membuat catatan dgn biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.
Aspek (fungsi) Manajemen Administrasi Perkantoran
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yg meliputi rangkaian aktivitas antara lain:
1. Pengendalian & pengawasan
2. Pengarahan & pengawasan
3. Pengarahan
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian
7. Manajemen & pengarahan
8. Tata laksana/penyelenggaraan
9. Pelaksana secara efisien
Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson
1. Persayaratan
2. Metode
3. pegawai
4. Material perlengkapan
Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yg terkait menurut H.Mac Donald (office management)
1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
2. Biaya perkantoran (office costs)
3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
4. Kepegawaian perkantoran (office personel)
5. Metode perkantoran (office methods)
6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)
Cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey
1. peralatan & mesin (appliance and machine)
2. perbekalan & alat tulis (supplies and stationery)
3. metode (methods)
4. tata warkat (records)
5. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
6. ruang perkantoran (office space)
7. komunikasi (communications)
8. kepegawaian kantor (office personnel)
9. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry
Manajemen perkantoran adl perencanaan, pengendalian & pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yg melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan.
Manajemen Administrasi Perkantoran menurut AWilliam Leffingwell & Edwin Robinson
Manajemen Perkantoran dpt didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, & pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yg melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan lbh dahulu.
Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Millis Geoffrey
Manajemen kantor adl seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yg sesuai dgn lingkungannya demi mencapai tujuan yg ditetapkan
Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan arah & petunjuk), mengawasi & mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yg terkena oleh rangkaian kegiatan itu pd umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).
Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:
1. menggandakan (duplicating)
2. mengirim surat (mailing)
3. mengetik (typing)
4. menghitung (calculating)
5. menyimpan warkat/arsip (filing)
6. menelepon (telephoning)
7. memeriksa (checking)
8. dan kegiatan lain.
Kegiatan Manajemen Administrasi Perkantoran
Kegiatan manajemen administrasi antara lain :
• Penyediaan informasi yg dibutuhkan ukt kepentingan manajemen.
• Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah ukt diakses oleh yg membutuhkan.
• Pengadministrasian seluruh kegiatan
• Menginventarisasi peralatan kantor
Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office Management and Control, yaitu:
1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat
3. Membuat catatan dgn biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.
Aspek (fungsi) Manajemen Administrasi Perkantoran
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yg meliputi rangkaian aktivitas antara lain:
1. Pengendalian & pengawasan
2. Pengarahan & pengawasan
3. Pengarahan
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian
7. Manajemen & pengarahan
8. Tata laksana/penyelenggaraan
9. Pelaksana secara efisien
Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson
1. Persayaratan
2. Metode
3. pegawai
4. Material perlengkapan
Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yg terkait menurut H.Mac Donald (office management)
1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
2. Biaya perkantoran (office costs)
3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
4. Kepegawaian perkantoran (office personel)
5. Metode perkantoran (office methods)
6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)
Cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey
1. peralatan & mesin (appliance and machine)
2. perbekalan & alat tulis (supplies and stationery)
3. metode (methods)
4. tata warkat (records)
5. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
6. ruang perkantoran (office space)
7. komunikasi (communications)
8. kepegawaian kantor (office personnel)
9. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry
Manajemen perkantoran adl perencanaan, pengendalian & pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yg melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan.
Manajemen Administrasi Perkantoran menurut AWilliam Leffingwell & Edwin Robinson
Manajemen Perkantoran dpt didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, & pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yg melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan lbh dahulu.
Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Millis Geoffrey
Manajemen kantor adl seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yg sesuai dgn lingkungannya demi mencapai tujuan yg ditetapkan
Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan arah & petunjuk), mengawasi & mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yg terkena oleh rangkaian kegiatan itu pd umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).
Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:
1. menggandakan (duplicating)
2. mengirim surat (mailing)
3. mengetik (typing)
4. menghitung (calculating)
5. menyimpan warkat/arsip (filing)
6. menelepon (telephoning)
7. memeriksa (checking)
8. dan kegiatan lain.