Manajemen Proyek

Kamis, 27 Maret 2014 - Diposkan oleh izudinjosep@gmail.com di 19.02


MANAJEMEN PROYEK
- Untuk mencapai sasaran makro secara oprasional, program-program dapat dibagi menjadi proyek-proyek
- Proyek adalah suatu kegiatan investasi yg menggunakan faktor-faktor produksi untuk menghasilkan barang dan jasa yg diharapkan dapat memperoleh keuntungan dalam suatu periode tertentu (Price J. Gittinger, 1982)

Ciri-ciri Proyek (Menurut Definisi)
  1. Proyek mempunyai tujuan yaitu menghasil- kan barang dan jasa
  2. Proyek membutuhkan masukan (input) berupa sumber-sumber yang langka seperti modal, tenaga kerja, tanah dan kepemimpinan,
  3. Proyek mempunyai titik awal dan titik ahir,
  4. Dalam waktu tertentu setelah proyek selesai, mulai dapat menghasilkan

Menurut kebutuhan investasi, Tyron dan Cookson (1965) ,membagi proyek:
  1. Proyek yang menggunakan faktor-faktor produksi utk menghasilkan bangunan fisik yg memproduksi barang dan jasa seperti bendungan, proyek jalan, kelistrikan dll.
  2. Proyek yg dibangun dg tujuan menghasilkan output berupa faktor-faktor produksi non fisik, misal proyek pendidikan g menghasilkan ketrampilan dan ilmu pengetahuan
  3. Proyek yg dibangun utk menghasilkan menciptakan penemuan-penemuan baru : proyek penelitian teknologi

Proyek Pemerintah Umumnya mempertimbangkan wawasan  yg lebih luas
  1. Proyek-proyek yg dibangun utk melayani kepentingan umum, seperti jalan raya, air minum, bendungan, pelabuhan
  2. Proyek-proyek yg dibangun untuk meningkatkan teknologi dan pendapat didaerah-daerah terbelakang, misal proyek pengairan sedang-kecil, penyuluhan pertanian, kawasan terpadu
  3. Proyek untuk meningkatkan ketrampilan dan ilpeng, seperti pendidikan dan ketrampilan
  4. Proyek  utk memenuhi kebutuhan rohani, seperti masjid, gereja dsb
  5. Proyek berutjuan mengenalkan teknologi tinggi, misalnya proyek besi baja, tenaga atom, kedirgantaraan dsb

Perencanaan Proyek
- Perenanaan Proyek adalah merupakan fungsi dari penetapan kebijakan dan prosedur utk mencapai sasaran.
- Salah satu tujuan  dari perencanaan proyek yaitu utuk meningkatkan efisiensi dalam operasionalnya adalah utk mengetahui banyaknya kegiatan yg harus dilaksanakan

Pentingnya Perencanaan
Dengan perencanaan yg baik akan dapat membantu :
  1. Meningkatkan efisiensi dalam operasi
  2. Mencapai tujuans ecara lebih sistematis,
  3. Menciptakan pemantauan yang lebih baik

Komponen Yang Perlu Diperhatikan Dalam Perenc Proyek
  1. Menentukan tujuan proyek tersebut dibangun,
  2. Menentukan jadwal,
  3. Menentukan anggaran,
  4. Menentukan organisasi pelaksana,
  5. Menentukan kebijakan dan prosedur

MANAJEMEN PROYEK TRADISIONAL DAN  MP eXtreme

Perbedaan keduanya kita telusuri  jawaban atas pertanyaan bagaimana cara anda menentukan kemajuan pengerjaan proyek ?
Jawaban oleh MP Tradisional atas pertanyaan :
Apakah proyek telah memenuhi target waktu yg telah disepakati ?
Apakah proyek berjalan sesuai dg anggaran?
Aakah terjadi perubahan ruang lingkup dan tujuan proyek?
SMP  hanya didasarkan  laporan dan terpenuhinya anggaran dan tengat waku berorientasi kedalam dan kebawah

MANAJEMEN PROYEK eXtreme
Dalam mengukur kesuksesan dan kemajuan pengerjaan poyek  dengan pertanyaan sebagai berikut :
- Apakah para stakeholder selalu diberi informasi dan diajak berkonsultasi mengenai status proyek ?
- Apakah ada perubahan yg tidak disetujui menyangkut ruang lingkup dan tujuan proyek ?
- Apakah asusmsi biaya dan manfaat masih tetap valid ?
- Apakah kualitas produk yg telah disepakati telah diturunkan ?
- Apakah risiko proyek tidak berubah ?
- Apakah sponsor proek sumgguh-sungguh mempunyai perhatian terhadap status proyek ?
- Apakah anggota-anggota tim merasa puas dg proyek ?

Manajemen Proyek tradisional berorientasi kedalam dan kebawah (looks inward and downward) sedang manajemen proyem eXtreme berorientasi keluar dan keatas (looks outward and upward)
- MPT : persyaratan pasti, waktu, tim dan teknologi yg stabil dan keterlibatan stakeholder pasif yg mempercayai manajer proyek yg ahli

KONSEP-KONSEP eXtreme
Ada beberapa nilai yg dianut XPM yg menghasilkan perilaku MP yaitu :
  1. Partisipatif: MP didasarkan pd partisipasi yg berarti dari para stakeholder
  2. Proaktif : MP merup proses pemecahan masalah yg krestif dan proaktif
  3. Terbuka : segala sesuatu mengenai proyek disebarluaskan secara terbuka kepada para stakeholder
  4. Berorientasi keluar : MP berfokus keluar yaitu kepada stakeholder
  5. Saling mempercayai (trusting) : Tim proyek sbg profesional yg harus dipercaya

Proyek Pemerintah Umumnya mempertimbangkan wawasan  yg lebih luas
  1. Proyek-proyek yg dibanun utk melayani kepentingan umum, seperti jalan raya, air minum, bendungan, pelabuhan
  2. Proyek-proyek yg dibangun untuk meningkatkan teknologi dan pendapat didaerah-daerah terbelakang, misal proyek pengairan sedang-kecil, penyuluhan pertanian, kawasan terpadu
  3. Proyek untuk meningkatkan ketrampilan dan ilpeng, seperti pendidikan dan ketrampilan
  4. Proyek  utk memenuhi kebutuhan rohani, seperti masjid, gereja dsb
  5. Proyek berutjuan mengenalkan teknologi tinggi, misalnya proyek besi baja, tenaga atom, kedirgantaraan dsb

Gelombang Manajemen Proyek : 1990 - eXtreme
- Justifikasi proyek           :  berfokus  pada nilai tambah dan realisasi manfaat
- Peran manaj senior      : sponsor proyek (Mnajer eksekutif) utk keseluruhan siklus hidup produk atau sistem
- Peran pakarbisnis          :  Tim bisnis dan teknologi terintegrasi
- Fokus manajemen        :  keseluruhan siklus hidup produk, terintegrasi, pengukuran
- Struktur Tim                    :  Tim virtual dalam organisasi virtual berdasar kemitraan dan jaringan
- Pendekatan Perenc     : bersifat organik dg rencana mikro dan siklus pengembangan yg sangat pendek
- Dinamika Proyek           : ditentukan oleh kendala dan dimbangi tk pengembalian investasi (ROI)

MODEL MANAJEMEN PROYEK  eXtreme
Justifikasi, Persetuja dan Pengkajian Ulang Proyek
- Manajer senior melakukan kegiatan mencakup evaluasi proyek yg potensial (proyek telah diidentifikasi melalui proses perencanaan strategis dan pengusulan baru), persetujuan studi kelayakan proyek yg sedang berlangsung, pengkajian ulang argumen bisnis proyek (analisis biaya manfaat) dan pengkajian lang scr reguler  kemajuan proyek dalam rangka mencapai argumen bisnis (business case). Kegiatan tersebut disebut sebagai tata kelola proyek (project governance)

Perencanaan Strategis dan Studi Kelayakan
- Justifkasi dan persetujuan proyek harus didukung oleh proses perencaaan srategis dan studi kelayakan.
- Perencanaan strategis organisasi mencakup analisis lingkungan  prsaingan, ekonomi, sosial dan hukum serta kemampuan internal (sistem, teknologi dan SDM) organisasi.
- Proses PS mengidentifikasi pasar sasaran, produk dan jasa serta menentukan proyek-proyek utama yg dibutuhkan utk pencapaian sasaran tersebut.

Informasi Persetujuan Proyek
- Proyek-proyek diidentifikasi berdasarkan empat kumpulan informasi :
- Perencanaan strategis/TI
- Kerangka kerka kebijakan,
- Portofolio proyek dan
- Permintaan proyek baru

PROSES MANAJEMEN PROYEK
Terdapat 4 Proses besar dalam aktivitas manajemen proyek :
1. Justifikasi (penyampaian alasan), persetujuan dan pengkajian – ulang proyek,
2. Perencanaan proyek,
3. Penelusuran proyek,
4. Pelaporan Proyek



PROSES MANAJEMEN PROYEK


PERENCANAAN PROYEK  (10 AKTIVITAS YG SALING BERHUBUNGAN)
- Mendefinisikan ruag lingkup, tujuan, stakeholder dan proyek lain yg terkait.
- Menganalisis dan menyusun skenario nilai tambah dan realisasi manfaat.
- Mendefinisikan persyaratan kualtas produk.
- Meilih strategi pengembangan proyek.
- Menganalisis risiko-risiko proyek dan menyusun manajemen risiko proyek
- Membuat daftar tugas-tugas yg akan dikerjaan
- Mengistimasi tugas-tugas proyek dan menyusun perhitungan biaya proyek
- Menyusun jadwal proyek atau rencana pelaksanaan proyek,
- Mengalokasikan orang-orang dan menyusun perjanian pekerja proyek,
- Menyusun skenario biaya dan tingkat pengembalian investasi (return-on-investment)
Proyek Pemerintah Umumnya mempertimbangkan wawasan  yg lebih luas
  1. Proyek-proyek yg dibangun utk melayani kepentingan umum, seperti jalan raya, air minum, bendungan, pelabuhan
  2. Proyek-proyek yg dibangun untuk meningkatkan teknologi dan pendapat didaerah-daerah terbelakang, misal proyek pengairan sedang-kecil, penyuluhan pertanian, kawasan terpadu
  3. Proyek untuk meningkatkan ketrampilan dan ilpeng, seperti pendidikan dan ketrampilan
  4. Proyek  utk memenuhi kebutuhan rohani, seperti masjid, gereja dsb
  5. Proyek berutjuan mengenalkan teknologi tinggi, misalnya proyek besi baja, tenaga atom, kedirgantaraan dsb

NILAI TAMBAH DAN  KUALITAS  PROYEK
Konsep Proyek
- Mendefinisikan Kesuksesan
- Menentukan Ruang Lingkup dan Tujuan Proyek
- Menganalisis Manfaat dan Mndefinisikan  Realiasasi Manfaat
- Mendefinisikan Persyaratan Kualitas
- Memilih Stratgi Pengmbangan Proyek
- Menganalisis Risiko-risiko Proyek

 Argumen Bisnis Proyek
- Membuat Daftar Tugas-Tugas Proyek
- Mengistimasikan Tugas-tugas Proyek
- Membuat Jadwal Proyek
- Mengalokasikan Orang
- Meganalisis Biaya dan Tingkat Pengembalian Investasi



Analisis Nilai Tambah
- Osborne dan Gaebler (1992), memperluas keterkaitan antara output proyek dan hasil kebijakan organisasi.
- Model Osborne dan Gaebler (1992), tujuan organisasi adalah menghasilkan output (barang dan jasa) dan ouput tersebut akan memberikan hasil g diharapkan oleh organisasi/perusahaan.

Contoh Model Osborne dan Gaebler (1992)
- Depertemen Perhubungan menignginkan hasil yaitu terpeliharanya keamanan berkendara.
- Salah satu tujuan strategis utuk mendapatkan hasil tersebut adalah  dengan memastikan bahwa mobil-mobil yang terdaftar harus layak jalan dan aman.
- Outputnya adalah penurunan jumlah mobil yang mengalami  masalah mekanis.
- Hasil dari tujuan-tujuan tersebut adalah penurunan jumlah kecelakaan dijalan raya yg disebabkan oleh kegagalan mekanis kendaraan.
- Sebuah proyek utk merancang ulang prosedur pendaftaran dan inspeksi mobil diidentifikasi.
- Salah satu tujuan proyek adalah merancang ulang proses-proses inspeksi.
- Output dari tujuan adalah  proses inspeksi baru dan hasilnya adalah identifiksi mobil yg lebih aman.
- Terdapat keterkaitan antara tujuan, output dan hasil proyek dengan tujuan output dan hasil organisasi/perusahaan.

Tujuan Organisasi > Output Organisasi > Hasil Organisasi
\                              \                                  \
Tujuan Proyek > Output Proyek > Hasil Proyek

Gambar 2 Rantai Manfaat atau Rantai Nilai


- Keterkaitan yang kedua merupakan hubungan horizontal dan secara implisit tampak pada hubungan antara tujuan, output dan hasil.
- Dalam contoh ini, pencapaian tujuan “merancang ulang proses inspeksi” scr otomatis akan menghasilkan output “proses perancangan ulang inspeksi” yg merupakan manfaat utama atau manfaat langsung proyek tersebut.
- Apabila Proses Perencanaan Ulang Inspeksi digunakan dg baik, akan memberikan hasil berupa berkurangnya kecelakaan sebagai manfaat sekunder atau manfaat tak langsung.

MODEL IRACIS
Gane dan Sarson (1975) berpendapat bahwa ada tiga golongan manfaat :
- Menngkatkan pendapatan atau Increase Revebue (IR) : bertujuan scr langsung menghasilkan kenaikan pendapatan.
- Menghindari Biaya atau Avoid Cost (AC) :bertujuan scr langsung menghasikan turunnya arus keluar atau biaya.
- Meningkatkan Pelayanan atau Improve Service (IS) :bertujuan scr langsungmenghasilkan peningkatan pelayanan kepada pelanggan, organisasi internal aau eksternal atau organisasi itu sendiri.

TQM
- Deming (1986), bahwa 80 % dari seluruh masalah kualita lebih disebabkan oleh kegagalan yg terjadi pada sistem (proses) dari pada kesalahan masing-masing pekerja dan sebagian besar menajemen kualitas total (TQM) berkonsentrasi pada perbaikan proses.
- Dalam industri, standar-standar seperti serial-seial ISO 9000, juga Capability Maturity Model (CMM) juga berorientasi yaitu perbaikan dan standarisasi proses pngembangan perangkat lunak.

Kualitas
- ISO 9000 mendefinisikan kulitas sebagai “kesesuaian dg tujuan”.
- Kualitas merupakan kombinasi yg disepekati antar atribut kualitas berikut :
-- Konformitas : apakah produk atau perangkat lunak tersebut memiliki seluruh data, proses dan fungsionalitas yg telah dibuat spesifikasinya ?
-- Kemampu-gunaan : apakah produk atau perangkat lunak tersebut,mudah digunakan dan mudah dipahamidari perspektif klien ?
-- Efisiensi :apakah produk atau perangkat lunak tsb menggunakan orang, proses bisnis, perangkat keras, database atau perangkat lunak pendukung laiannya scr efisien ?
-- Kemampua-rawatan : apakah produk atau perangkat lunak tsb mudah dipelihara dan didukung ?
-- Fleksibilitas : apakah produk aau perangkat lunak tsb mudak dimodifikasi shg mampu memasukkan atau menanmbah fungsi dan data baru  ?
-- Keandalan : apakah produk atau perangkat lunak tsb dpt diandalan kerjanya dan telah terbebas dari kesalahan ?
-- Portabilitas : apakah produk atau perangkat lunak sb dpt dioperasikan dg mudah dilingkungan fisik, bisnis, perangkat lunak atau perangkat keras yg berbeda-beda ?
-- Kegunaan–ulang : apakah produk atau perangkat lunak tsb mensyaratkan penggunaan-ulang utk tujuan atau aplikasi yg berbeda ?
-- Keamanan/kemampu-auditan : apakah produk atau perangkatlunak tsb aman dari akses dan modifikasi yg tidak  terotorisasi, mudah diaudit dan memiliki pengendalian yg memadai?
-- Dampak pada pekerjaan : apakah produk atau perangkat lunak tsb mempengaruhi arus kerja pengendalian dan otonomi dibidang-bidang bisnis yg telah ada ?
-- Keamanan/Kemampu-auditan : apakah produk atau perangkat lunak


MENGANALISIS RISIKO DAN MENGISTIMASI TUGAS
Pengelolaan Risiko
- Dalam proses perencanaan dimana anda akan mulai menganalisis apa saja yg mungkin salah atau gagal di dalam proyek, langkah apa saja yg bisa dilakukan utk mencegah timbulnya bencana atau gangguan.
- Pengelolaan risiko merupakan salah satu aspek manajemen proyek yang paling kurang di pahami oleh kebanyakan orang.

NILAI TAMBAH DAN  KUALITAS  PROYEK
Konsep Proyek
- Mendefinisikan Kesuksesan
- Menentukan Ruang Lingkup dan Tujuan Proyek
- Menganalisis Manfaat dan Mndefinisikan  Realiasasi Manfaat
- Mendefinisikan Persyaratan Kualitas
- Memilih Stratgi Pengmbangan Proyek
- Menganalisis Risiko-risiko Proyek

 Argumen Bisnis Proyek
- Membuat Daftar Tugas-Tugas Proyek
- Mengistimasikan Tugas-tugas Proyek
- Membuat Jadwal Proyek
- Mengalokasikan Orang
- Meganalisis Biaya dan Tingkat Pengembalian Investasi




Gambar 1 Siklus Manajemen Risiko
1. Menganalisis Risiko
2. Mengurangi Risiko
3. Menelusuri Risiko
4. Melaporkan Risiko




Kuesioner  Penilaian Risiko Proyek
















Risiko Produk/Sistem   >  Rendah  >  Sedang   >  Tinggi
1. Keseluruhan sistem/layanan/produk >   Sederhana  >  Rata-rata > Kompleks
2. Data logikal (termasuk arsip)   >   Sederhana  >  Rata-rata > Kompleks
3. Masukan/keluaran dan pemeriksaaan atau dampak organisasinal > Sederhana  >  Rata-rata > Kompleks
4. Penghubung ke sistem/layanan/produk lain  >   Sederhana  >  Rata-rata > Kompleks
5. Fungs-fungsi dan proses-proses >  Sederhana  >  Rata-rata > Kompleks
6. Prosedur dan perubahan bisnis baru  >  Tidak ada  >  Beberapa >  Ekstensif
7. Stabilitas persyaratan-persyaratan  >  Stabil  >  Rata-rata  >  Tidak stabil
8. Persyaratanpersyaratan kinerja  >  Rendah  >  Sedang  >  Tinggi
9. Persyaraan-persyaratan teknologi  >   Sederhana  >  Rata-rata > Kompleks
10. Tingkat inovasi teknikal  >  Tidak ada  >  Beberapa >  Inovatif


Risiko TIM
















Risiko TIM  >  Rendah  >  Sedang   >  Tinggi
1. Kemampuan intrensik tim (kemampuan umum) > Tinggi > rata-rata > Rendah
2. Tk kemampuan yg relevan dg apalikasi/produk  >  Ekstensif  >  Beberapa  >  Tidak ada
3. Pengalaman manajer proyek  >  Ekstensif  >  Beberapa  >  Tidak ada
4. Tingkatan penugasan statf –staf  proyek >  1- 5  >  6 - 10 >    >10
5. Peanfatan kontraktor/angota-anggota paruh waktu  >   Tidak ada  >  Beberapa  >  Ekstensif
6. Jangka waktu pengembangan proyek  >  1-3 bulan  >   4-6 bulan  >    >6 bulan
7. Jadwal/tanggal waktu  >   Fleksibel  >   Pasti   >   Tetap
8. Prioritas proyek bagi tim  >  Tinggi  > Rata-rata   >  Rendah
9. Pengalaman tim dalam teknologi dan perangkat lunak/keras > Ekstensif  >  Rata-rata  >  Beberapa
10. Lingkungan fisik/dukunganbagi tim proyek >  Bagus sekali  > Rata-rata  >  Jelek sekalai

Risiko Lingkungan/Target 
















Risiko Lingkungan/Target  >  Rendah  >  Sedang   >  Tinggi
1. Tingkat dukungan klien/pengguna >   Tinggi  >  Sedang  >  Rendah
2. Pengalaman lien dengan produk/sistem  >  Ekstensif  >  Beberapa  >  Tidak ada
3. Dukungan Sponsor roye klien  >  Tinggi  >  Sedang  >  Rendah
4. Dampak terhadap operasi klien (teknologi baru, kebijakan dll)  >  Rendah  >  Sedang  >  Tinggi
5. Pertisipasi dari pakar-pakar klie /bisnis  >  Purna waktu  >  Purna waktu   >  Sementara
6. Para stakeholder (peentu kesuksesan dan penting)  >  1-2  >   3-10  >   > 10
    Keseluruhan Risiko Proyem  >  Rendah  >  Sedang   >  Tinggi


Membuat Daftar Tugas
- Mengabaikan tugas-tugas proyek adalah salah satu alasan paling umum terjadinya estimasi yg buruk dan gagalnya proyek.
- Proses pembuatan daftar tugas yg sedang anda lakukan yaitu :
-- Jika organisasi anda memiliki struktur breadown pekerjaan, siklus pengembangan proyek atau metodologi stndar, anda dapat memakainya
-- Jika tidak, maka anda harus membuat daftar tugas yg diperlukan proyek
-- Mengubah metodologi standar dg brainstorming
-- Kaji ulang daftar tugas
-- Ulangi prosesnya


Peraga 3  Struktur Breakdown Pekerjaan
Studi Kelayakan >  Tahap Analsis
- Menyempurnakan tujuan
- Mengkaji ulang Kebijakan yg sedang berjalan
- Mengkaji ulang Proses yg sedang berjalan
-- Mewancarai staf
-- Mengkaji ulang Manual proses
-- Menganalisis formulir Yang ada

Mengistimasi  Tugas
- Tiga konsep yang berbeda yaitu :
-- Tebakan (guess) adalah prediksi yang tidak berdasarkan informasi.
-- Perkiraan (guesstimate) adalah prediksi berdasarkan informasi dan keahlian yg didasarkan pada pengalaman informal yg tidak terdokumentasikan.
-- Estimasi merupakan prediski berdasar informasi dan keahlian yg didasarkan pada pengalaman, pengukuran atau metrik formal yg terdokumentasikan.

Pengkajian Ulang Penilaian Risiko
- Risiko adalah penentu kesusksesan dalam pemahaman dinamika proyek dan perbaikan keakuratan estmasi.
- Scara umum, semakin tinggi risiko proyek, semakin rendah kualitas yg diharapan, semakin tnggi estimasi dan biaya, semakin lama jadwal penyelesaian proyek itu.
- Sebaliknya semakin tinggi kualitas yg disyaratkan atas penyampaian hasil proyek, akan semakin tinggi risiko;  semakin singkat jadwal proyek, semakin, semakin tinggi risiko, semakin tinggi kendala biaya, semakin tinggi risiko dan ;semakin tinggi profil kemampuan tim, semakin rendah risikonya.


Peraga 4 Proses Estimasi Generik
1. Selesaikan penilaian risiko > Apakah Proyek melibatkan perangkat lunak > ya, 2.Selesikan estimasi Titik fungsi
Tidak, 2. Buat struktur breakdown Pekerjaan terinci, 3. Menyelesaikan estimas berbasis tim, 4. Sesuakan dg kesepakatan kualitas

Teknik Analisis Sensivitas
- Teknik ini mencakup pembuatan estimasi memiliki jangkauan tiga angka yaitu :
-- Optimistis atau kondisi terbaik,
-- Realistis atau kondisi moderat, dan
-- Pesimistis atau kondisi terburuk
- Menggunakan penilaian risiko informal utk masing-masing tugas, maka tuga-tugas berisiko rendah akan dibuat jadwalnya dg estimasi optimistis, tugas-tugas berisiko sedang menggunakan estimasi realistis dan tugas-tugas Risiko  tinggi mengunakan estimasi pesimistis
-Persamaannya = (Optimistis + 4*Realistis +Pesimistis)/6


Estimasi Awal
- Terbaik                         
10, 8, 21, 7, 4, 9

- Moderat               
20, 19, 21, 10, 22, 30      

- Terburuk
65, 42, 39, 22,44, 49

Rata-rata (tida termasuk yang tidak terkait)

- Terbaik BC     
       8,5      

- Moderat LC  
      20,5             

- Terburuk WC
        43,5

Menghitung Estimasi yang Diharapkan


Yang diharpkan  =  BC + 4 x L + WC
               6
                                           
                          22  = 8,5 + 4 X 20,5 + 43,5
                                                      6
Reaksi: